AVG — Verordening (EU) 2016/679
Privacybeleid
Laatst bijgewerkt:
Dit beleid beschrijft hoe Tommaso DI VRUSA, die de dienst 3Smiles exploiteert, uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt, overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG — Verordening EU 2016/679) en de Belgische wet van 30 juli 2018.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Identiteit : Tommaso DI VRUSA
KBO : 0891.476.322 — Btw : BE 0891.476.322
Adres : Rue des Bans 13, 6141 Fontaine-l'Évêque, Belgique
Contact : contact@3smiles.eu
Voor gegevens met betrekking tot het gebruikersaccount, de facturatie, de ondersteuning en de showcasesite treedt Tommaso DI VRUSA op als verwerkingsverantwoordelijke.
Voor gegevens die worden verwerkt voor rekening van een geabonneerde vestiging, met name gegevens van gasten en operationele gegevens, is de vestiging de verwerkingsverantwoordelijke en treedt 3Smiles op als verwerker in de zin van de AVG. Deze relatie wordt geregeld door de Verwerkersovereenkomst (Bijlage 1 van de Voorwaarden, art. 28 AVG).
2. Verzamelde persoonsgegevens
2.1 Via de showcasesite (3smiles.eu)
Wanneer u het contactformulier gebruikt, verzamelen wij:
- Voor- en achternaam
- Professioneel e-mailadres
- De inhoud en het onderwerp van uw bericht
- De datum en het tijdstip van de aanvraag
Analyse- en trackingtools van derden (Google Analytics, Google Tag Manager, Google Search Console) worden uitsluitend geactiveerd met uw toestemming wanneer deze vereist is.
2.2 Via de applicatie (app.3smiles.eu)
Bij het aanmaken van een account en het gebruik van de dienst kunnen wij verzamelen:
- Identiteitsgegevens : naam, voornaam, e-mail, technische identificatie Microsoft Entra External ID
- Gegevens van de vestiging : naam, adres, beschrijving, configuratie-instellingen
- Dienstgegevens : ruimtes, tafels, diensten, parameters en exploitatieregels
- Operationele gegevens : geschiedenis van serviceaanvragen, geanonimiseerde klantnotities en -beoordelingen, activiteits-KPI's
- Facturatiegegevens : informatie die nodig is voor de facturatie en het beheer van het abonnement, hoofdzakelijk verwerkt door Stripe (zie §4) — wij bewaren geen enkel bankkaartgegeven
- Technische gegevens : IP-adres, user-agent, verbindingslogs (bewaring: 30 dagen)
Wij beperken ons tot de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden, overeenkomstig het beginsel van minimale gegevensverwerking.
Het verstrekken van de gegevens die nodig zijn voor het aanmaken van het account en voor de facturatie is een voorwaarde voor de toegang tot de dienst: zonder deze gegevens kan de dienst niet worden geleverd.
3. Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
| Doeleinde | Rechtsgrond (AVG) |
|---|---|
| Beantwoorden van een contact- of demo-aanvraag | Art. 6.1.b — Uitvoering van de overeenkomst |
| Aanmaken en beheren van een gebruikersaccount | Art. 6.1.b — Uitvoering van de overeenkomst |
| Leveren van de dienst 3Smiles | Art. 6.1.b — Uitvoering van de overeenkomst |
| Beheren van betalingen en facturatie | Art. 6.1.b — Uitvoering van de overeenkomst |
| Waarborgen van de veiligheid, bewaking en stabiliteit van de dienst | Art. 6.1.f — Gerechtvaardigd belang |
| Naleven van de wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen | Art. 6.1.c — Wettelijke verplichting |
| Verzenden van communicatie over de dienst of de ontwikkelingen ervan (uitsluitend opt-in) | Art. 6.1.a — Toestemming |
Wanneer wij ons beroepen op het gerechtvaardigd belang, zien wij erop toe dat de verwerking geen buitensporige inbreuk maakt op de rechten en vrijheden van de betrokkenen.
In het kader van de dienst wordt geen enkele uitsluitend geautomatiseerde beslissing genomen die rechtsgevolgen heeft of u in aanzienlijke mate treft, noch enige profilering toegepast.
4. Bewaartermijnen
Wij bewaren de gegevens gedurende de volgende termijnen:
- Contactaanvragen : 12 maanden na de laatste uitwisseling
- Gegevens van een actief account : de duur van het abonnement, daarna verwijdering of anonimisering na 30 dagen, behoudens andersluidende wettelijke verplichting
- Operationele gegevens : de duur van het abonnement, daarna verwijdering of anonimisering naargelang de behoeften inzake omkeerbaarheid of contractuele verplichting
- Technische en beveiligingslogs : 30 voortschrijdende dagen, behoudens noodzaak tot langere bewaring bij een beveiligingsincident
- Facturatiegegevens : 7 jaar, te rekenen vanaf het einde van het betrokken boekjaar (Belgische boekhoudkundige verplichting — art. III.86 WER)
5. Verwerkers en ontvangers
Wij doen een beroep op verwerkers die voldoende garanties bieden in de zin van de AVG, met name:
Microsoft Azure
Hosting, databank, identiteit, opslag, applicatiediensten
Stripe, Inc.
Verwerking van betalingen, beheer van abonnementen, facturatie
Stripe is PCI DSS niveau 1 gecertificeerd. Betaalgegevens worden verwerkt volgens de Standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie. DPA beschikbaar op stripe.com
Web3Forms
E-mailbezorging van berichten die via het contactformulier van de vitrinesite worden verzonden (naam, e-mailadres, bericht)
De in het contactformulier ingevoerde gegevens worden naar Web3Forms verzonden met als enig doel uw aanvraag per e-mail aan 3Smiles te bezorgen. Doorgifte buiten de EU wordt omkaderd door de Standaardcontractbepalingen (SCC's). Privacybeleid op web3forms.com
Geen enkel persoonsgegeven wordt verkocht, verhuurd of overgedragen aan derden voor commerciële of advertentiedoeleinden.
6. Doorgiften buiten de Europese Unie
De applicatiegegevens worden gehost en verwerkt binnen de Europese Unie.
Bepaalde verwerkingen in verband met Stripe kunnen doorgiften buiten de Europese Unie inhouden; in dat geval worden deze doorgiften omkaderd door passende waarborgen, met name de Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
7. Cookies en trackers
Showcasesite (3smiles.eu): gebruikt Google Analytics en Google Tag Manager voor verkeersanalyse en SEO-optimalisatie (Google Search Console), uitsluitend geactiveerd na uitdrukkelijke toestemming via de cookiebanner. U kunt uw voorkeuren te allen tijde wijzigen of deze cookies weigeren.
Applicatie (app.3smiles.eu): sessiecookies worden geplaatst door Microsoft Entra External ID om uw authenticatie te behouden. Deze cookies worden verwijderd bij het afmelden of bij het verstrijken van de sessie.
Strikt noodzakelijke cookies: bepaalde cookies zijn essentieel voor de werking van de site en de toegang tot de functies ervan (zoals authenticatie, sessiebeheer of beveiliging). Het weigeren van deze cookies kan de goede werking van de site verhinderen of de toegang tot bepaalde functies beperken. In dat geval kunnen wij geen volledige toegang tot de site of de optimale werking ervan garanderen.
U kunt cookies te allen tijde beheren of verwijderen via de instellingen van uw browser, zonder dat dit uw toegang tot de showcasesite beïnvloedt, met uitzondering van de strikt noodzakelijke cookies waarvan de weigering het gebruik van de dienst kan beperken.
8. Uw rechten
Overeenkomstig de AVG beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Recht op inzage : een kopie verkrijgen van de gegevens die op u betrekking hebben (art. 15)
- Recht op rectificatie : onjuiste of onvolledige gegevens corrigeren (art. 16)
- Recht op wissing : de verwijdering van uw gegevens vragen (art. 17)
- Recht op overdraagbaarheid : uw gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen (art. 20)
- Recht van bezwaar : bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang (art. 21)
- Recht op beperking van de verwerking : de beperking van de verwerking vragen (art. 18)
- Recht om uw toestemming in te trekken : uw toestemming te allen tijde intrekken, onverminderd eerdere verwerkingen (art. 7.3)
Om uw rechten uit te oefenen, stuurt u uw verzoek naar: contact@3smiles.eu
Bij redelijke twijfel over uw identiteit kan een identiteitsbewijs worden gevraagd.
Wij verbinden ons ertoe te antwoorden binnen een termijn van één maand na ontvangst van uw verzoek (art. 12.3 AVG).
U kunt eveneens een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) — Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.
9. Beveiliging van de gegevens
Wij implementeren passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of openbaarmaking, met name:
- Versleuteling van gegevens tijdens het transport (TLS 1.2+) en in rust (Azure Storage Service Encryption)
- Versterkte authenticatie
- Strikt toegangsbeheer
- Registratie van toegang en beveiligingsgebeurtenissen
- Bewaking van de infrastructuur
- Logische scheiding van omgevingen en gegevens
In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die een risico voor uw rechten en vrijheden kan inhouden, verbinden wij ons ertoe de GBA binnen 72 uur op de hoogte te brengen overeenkomstig art. 33 AVG.
10. Wijzigingen van het beleid
Wij kunnen dit beleid te allen tijde wijzigen om rekening te houden met ontwikkelingen van de dienst, de regelgeving of onze praktijken. Bij een substantiële wijziging worden actieve gebruikers ten minste 30 dagen vóór de inwerkingtreding van de wijzigingen per e-mail geïnformeerd. De datum van de laatste bijwerking staat bovenaan het document. Gebruikers worden uitgenodigd dit beleid regelmatig te raadplegen om kennis te nemen van eventuele bijwerkingen.